Diagram BPMN Pada Sebuah Kasus

Kerjakan Soal dibawah ini !

Divisi logistik pada PT.X bertanggung jawab pada proses penyediaan barang. Permintaan pengadaan barang dapat diajukan oleh customer, dalam hal ini customer adalah divisi-divisi lain pad a perusahaan yang sarna (PT. X).

Dalam usaha pemenuhan permintaan tersebut maka divisi Logistik melakukan interaksi dan kerjasama dengan divisi-divisi lain pada perusahaan yang sarna diantaranya dengan divisi Pembelian/Purchasing dan customer yang terkait, serta melakukan interaksi juga dengan mitra bisnis perusahaan yaitu supplier selaku pemasok barang dan gudang selaku pengelola penyimpanan barang.

Untuk memperjelas permodelan maka dilakukan pembatasan, asumsi, dan penegasan sebagai berikut:

1. Proses bisnis yang dimodelkan adalah berdasarkan proses kerja divisi logistik dan tidak memperhatikan secara terperinci proses kerja di divisi lain.

2. Fungsi bisnis Supplier dan Gudang dikelola oleh perusahaan terpisah (tidak berada pada satu perusahaan yang sarna).

3. Fungsi bisnis Supplier dan Gudang juga berada di luar perusahaan yang dikaji (PT.X) dan merupakan mitra bisnis PT.X.

4. Divisi Logistik tidak menangani fungsi pembelian barang, penetapan harga, pemilihan mitra bisnis (supplier/gudang) , dan pengadaan tender.

5. Proses bisnis dimodelkan untuk mencapai kinerja optimal divisi Logistik yaitu dapat memenuhi permintaan barang dan dapat menelusuri jejak status setiap permintaan barang.

Proses dimulai ketika ada event keperluan barang dari customer. Customer kemudian membuat dokumen permintaan barang yang kemudian dikirimkan ke bagian Logistik dokumen ini (Material Request) kemudian diterima dan logistik akan mengirimkan pesan permintaan status stock jenis barang seperti yang tertera pada dokumen permintaan barang. Pesan ini diterima oleh Perusahaan pengelola pergudangan dan kemudian setelah memeriksa keadaan di Gudang perusahaan ini akan mengirimkan pesan kembali ke bagian Divisi Logistik tentang status keberadaan barang tersebut. Berdasarkan pesan yang diterima ini kemudian bagian Logistik akan melakukan evaluasi. Hasil evaluasi dapat berupa 3 alternatif yaitu:

1. Jika barang tersedia sesuai permintaan maka divisi logistik akan mengirimkan surat perintah pengeluaran barang (Material Ticket) ke bagian gudang. Kemudian berdasarkan surat tersebut maka gudang akan mengeluarkan barang langsung kepada customer yang meminta dan memberikan laporan pengeluaran barang kepada divisi Logistik.

2. Jika barang tidak tersedia (stok kosong atau minimum) maka divisi logistik akan membuat surat permintaan pengadaan barang (PR-Purchase Requisition) kepada divisi Purchasing/Pengadaan yang masih berada pada perusahaan yang sama (PT,X).  Divisi Purchasing kemudian akan menjawab status permintaan pembelian tersebut.

3. Jika ternyata status ketersediaan barang belum pasti karena ada proses pembelian dan pengiriman barang yang belum selesai dari supplier (PO/Pembelian bermasalah) maka divisi Logistik akan melakukan penelusuran lebih lanjut kepada supplier (perusahaan terpisah dari PT.X dan merupakan mitra bisnis PT.X) dengan meminta konfirmasi data dari bagian pembelian/puchasing.

Divisi logislik kemudian akan membuat laporan hasil pengadaan barang maupun penelusuran status ketersediaan barang sebagai alat untuk mengukur kinerja divisi logistik. Proses dianggap selesai ketika barang telah terkirim ke customer atau ketika laporan tentang penelusuran PO bermasalah dan penyelesaiannya selesai dibuat.      

Jawab :

Gambar 1.1
Diagram BPMN Proses Penelusuran PO pada Divisi Logistik

Gambar 2.1

Diagram BPMN Proses Penelusuran PO

pada Divisi Logistik (Ianjutan)

Gambar 2.2 

Diagram BPMN Level 2 (Proses Penelusuran PO bermasalah pada DivisiLogistik)

KESIMPULAN :

Dari penerapan metoda BPMN pada kasus pemodelan proses bisnis pengadaan barang Divisi Logistik di atas maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
a.  Pemodelan Proses Bisnis menggunakan BPMN relatif lebih praktis digunakan karena dapat menggambarkan keseluruhan proses dalam satu diagram sederhana sehingga representasi proses bisnis relatif lebih cepat dipahami.
b.  BPMN sangat sesuai digunakan untuk menggambarkan tipe relasi bisnis B2B dengan membedakan an tara aliran proses dengan aliran pesan sehingga ketika satu pihak bisnis berinteraksi dengan pihak lain, maka sifat interaksi biasanya hanya berupa pesan, tetapi tidak berupa satu instruksi proses.
c.  Pada kasus di atas, terdapat 3 pool yaitu PT.X, Gudang dan Supplier. Divisi logistik sebagai bagian dari PT. X yang kemudian berinterkasi secara internal dan ekstemal.
d.  Interaksi ekstemal divisi Logistik dengan Gudang dan Supplier kemudian dapat direpresentasikan sebagai tipe relasi bisnis B2B.

Sekian dan Terimakasih --

Nama : Mia Safitri

NIM : A12.2017.05658